CİMER, vatandaşın devlete ulaşabildiği önemli kanallardan biridir. Fakat mesele yalnızca vatandaş ile devlet arasındaki iletişim değildir. Sistemin kurum içindeki güç ilişkilerine nasıl temas ettiği de önemlidir.
Bir memurun kendi kurumunda yaşadığı sorunu düşünelim. Şikâyet, çalışma düzeniyle veya idari bir işlemle ilgili olabilir. Bazen doğrudan amirin tutumu şikâyetin konusudur. Böyle durumlarda başvurunun nereye düştüğü hayati önem kazanır.
Çünkü şikâyet edilen makam ile inceleyen makam aynılaşabilir.
Bir kurumun kendi işlemi hakkında açıklama yapması elbette doğaldır. İdarenin savunması alınmadan sağlıklı değerlendirme yapılamaz. Sorun, savunma almakla incelemeyi aynı kuruma bırakmak arasındaki farkta başlar.
Özellikle hiyerarşik kurumlarda bu fark daha önemlidir.
Memur, amiri hakkında şikâyette bulunduğunda yalnızca hukuki bir süreç başlatmaz. Aynı zamanda günlük çalışma ilişkisinin içine geri döner. Ertesi sabah yine aynı binaya gider. Aynı yönetim zincirinde çalışmaya devam eder.
Bu nedenle kamu çalışanının şikâyeti, sıradan bir hizmet şikâyetinden farklıdır.
İdare hukukunun temel meselelerinden biri yetkinin kimde olduğudur. Fakat tarafsızlık da en az yetki kadar değerlidir. Bir işlemin mevzuata uygun görünmesi tek başına yeterli olmayabilir. İncelemenin güvenilir olması da gerekir.
Burada sistemin yeniden düşünülmesi gereken ilk noktası ortaya çıkıyor.
Şikâyet doğrudan bir amir hakkındaysa dosya onun idari etkisinden çıkarılmalıdır. Kurum yöneticisi şikâyet ediliyorsa değerlendirme üst makama taşınmalıdır. Gerektiğinde teftiş veya başka denetim mekanizmaları devreye girmelidir.
Bunun için CİMER’de özel bir “kurum içi personel başvurusu” sınıflandırması oluşturulabilir. Sistem, şikâyet edilen kişinin başvurucu üzerindeki hiyerarşik konumunu sorgulayabilir. Çıkar çatışması ihtimali böylece daha baştan görülebilir.
Bu yaklaşım şikâyet edilen kişiyi suçlu kabul etmek anlamına gelmez. Tam tersine, onun açısından da daha güvenli bir yöntemdir. Tarafsız değerlendirme hem şikâyetçiyi hem şikâyet edileni korur.
İkinci ihtiyaç, inceleyen makamın açıkça gösterilmesidir.
Başvurucu dosyasının hangi kuruma gönderildiğini görebiliyor. Bunun ötesine geçmek mümkündür. İncelemenin kurum içinde hangi yetkili birim tarafından yürütüldüğü de görülebilir.
Şikâyet edilen yönetici değerlendirme sürecinde bulunuyorsa bu durum ayrıca kayıt altına alınmalıdır. Çıkar çatışması varsa dosya sistem tarafından üst makama yönlendirilmelidir.
Bir başka sorun, kurum adına verilen cevabın niteliğidir.
Kurum bazen kendi yaptığı işlemi açıklamakla yetinebilir. Oysa memurun iddiası işlemin neden yapıldığından daha farklı olabilir. Yetkinin kötüye kullanıldığı veya eşit davranılmadığı ileri sürülebilir. Baskı ya da kişisel husumet iddiası bulunabilir.
Böyle bir dosyada mevzuat maddesini aktarmak cevap değildir.
Cevapların belirli bir gerekçe standardına bağlanması bu nedenle önemlidir. Hangi iddianın incelendiği açıkça belirtilmelidir. Hangi kayıtların değerlendirildiği de mümkün olduğu ölçüde gösterilmelidir.
“İşlem mevzuata uygundur” şeklindeki birkaç cümle yeterli sayılmamalıdır. Çünkü vatandaş veya memur yalnızca sonuç istemez. O sonuca nasıl ulaşıldığını da bilmek ister.
Üçüncü önemli alan, başvuru sonrasındaki kurumsal ilişkidir.
Açık bir cezalandırma kolay fark edilir. Daha örtülü davranışları tespit etmek ise güçtür. Görev dağılımı değişebilir. Çalışma ilişkileri sertleşebilir. Takdir yetkisinin kullanımı farklılaşabilir.
Bunların her biri mutlaka misilleme anlamına gelmez. Fakat ihtimalin varlığı bile sistem tasarımında dikkate alınmalıdır.
Bu nedenle belirli personel başvurularında başvurucunun kimliğine erişim kademeli olabilir. Kimlik bilgisi yalnızca inceleme için gerçekten gerekli görevliler tarafından görülebilir. Sistem üzerindeki erişimler de kayıt altında tutulabilir.
Dördüncü öneri, ikinci değerlendirme mekanizmasıdır.
Başvurucu verilen cevabın iddialarını karşılamadığını düşünüyorsa dosyayı yeniden aynı noktaya göndermek anlamsızlaşabilir. Belirli şartlarda üst makam incelemesi talep edilebilmelidir.
Bu yol yeni bir şikâyet başlatmak yerine mevcut dosyanın devamı olmalıdır. Böylece ilk cevap ile itiraz birlikte değerlendirilebilir.
Elbette her personel uyuşmazlığını merkezi soruşturmaya çevirmek gerçekçi değildir. Kamu yönetimi bunun yükünü taşıyamaz. Dayanaksız veya kurum içinde çözülebilecek anlaşmazlıklar da bulunacaktır.
Bu nedenle ihtiyaç duyulan şey daha fazla bürokrasi değildir.
İhtiyaç, doğru dosyanın doğru mesafeden incelenmesidir.
CİMER’in teknik altyapısı bunun için önemli bir imkân sunuyor. Başvurular konuya ve hiyerarşik ilişkiye göre daha hassas sınıflandırılabilir. Çıkar çatışması bulunan dosyalar otomatik olarak farklı bir inceleme yoluna alınabilir.
Böylece sistem yalnızca başvuruyu ileten bir posta kutusu olmaktan uzaklaşır. Kurumsal denetimin kalitesini ölçebilen bir mekanizmaya dönüşebilir.
CİMER’in gücü milyonlarca başvuruyu taşıyabilmesinden ibaret değildir. Gerçek güç, hiyerarşinin içinden gelen itirazı da güvenle taşıyabilmesidir.
Bir memur amirini şikâyet ettiğinde sistemin en zor sınavı başlar. Çünkü devlet bu kez dışarıdan gelen bir sesi dinlememektedir.
Kendi içinden yükselen bir itirazı dinlemektedir.
